Offres d'emploi

Fondation de l’Hôpital du Sacré-Coeur de Montréal

Par ses activités auprès des membres des directions d’entreprises, des structures gouvernementales ainsi que de l’ensemble de la population résidant dans le bassin de desserte de l’Hôpital, la Fondation contribue au financement des projets stratégiques et de développement de l’Hôpital du Sacré-Cœur-de-Montréal et de l'Hôpital en santé mentale Albert-Prévost.

La Fondation fait en sorte également que l’Hôpital poursuive le développement des quatre axes d'excellence et deux secteurs de pointe suivants: traumatologie - Soins aigus et critiques, santé cardiovasculaire, santé respiratoire, santé mentale, orthopédie tertiaire et chirurgie bariatrique. 

OFFRE D’EMPLOI POUR LE POSTE D’ADJOINT (E) ADMINISTRATION ET ÉVÉNEMENTS

POSTE  À TEMPS PLEIN:

FONCTIONS

Relevant du directeur finances / administration / ressources humaines de la Fondation, la personne titulaire de ce poste effectue un travail de soutien administratif et de service à la clientèle afin d’épauler l’équipe de projets, conformément aux méthodes établies. Elle travaille en étroite collaboration avec les ressources des secteurs des événements, de la publicité-promotion et du soutien administratif de la Fondation. Elle peut être amenée à fournir un appui à l’ensemble des membres de l’équipe de la Fondation si requis.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

Soutien administratif aux événements :

  • Appui aux conseillers pour la préparation et mise à jour des listes et outils en lien avec les événements;
  • Suivis des inscriptions, formulaires, facturations, noms des invités, rapport – saisie dans PRODON;
  • Demandes RACJ (excluant les loteries)
  • Appui aux conseillers pour les différents suivis reliés aux encans
  • Envois des lettres d’invitation, de remerciements, reçus fiscaux
  • Préparation des listes de comptes payables et recevables pour les conseillers
  • Logistique des billets
  • Inventaire du matériel relié aux événements
  • Gestion des commandes DONNA
  • Gestion de la boîte de courriel Événements
  • Gestion des dons par téléphone et terminal pour cartes de crédit / débit

 Soutien administratif au département des dons majeurs et planifiés :

  • Appui aux besoins cléricaux de la Direction des dons majeurs et planifiés
  • Aide à la logistique lors de la coordination des activités de fidélisation

 Soutien à l’administration, comptabilité, gestion de l’information

  • Application de la procédure du traitement des dons
  • Appui à la comptabilité pour la validation des chèques et de leur destination, la numérisation, l’encaissement, l’archivage des documents et la destruction des chèques au moment opportun
  • Transmission des informations/ documents nécessaires en lien avec les dons aux services concernés
  • Création de nouvelles fiches clients dans PRODON
  • Entrées de données dans PRODON en lien avec les tâches au quotidien
  • En appui si nécessaire au dépôt des chèques et argent comptant à la banque et chèques de petite caisse
  • En appui au service du marketing selon les besoins identifiés par sa Direction
  • Production des lettres de remerciements et reçus de charité
  • Création et mise à jour des fiches de donateurs
  • Numérisation et archivage de certains documents
  • Gestion des tirelires et boîtes de don

 Soutien à l’accueil

  • Remplacement à l’accueil / réception, gestion des appels, du courrier et des courriels lors d’absences
  • Gestion d’envois par messager

 PROFIL ET COMPÉTENCES

 Formation :

  • Formation collégiale ou technique en bureautique, technique administrative ou équivalant
  • 3 à 5 années d’expérience professionnelle en support administratif, en comptabilité, saisie de données et gestion événementielle

Formation technique :

  • Suite Office : excellente maîtrise
  • Connaissance de ProDon : un atout supplémentaire

Aptitudes  recherchées:

  • Posséder une grande polyvalence pour les tâches à exécuter
  • Un grand sens de l’organisation et de la gestion des priorités du travail sont essentiels pour réussir dans ce poste, de même que la flexibilité et l’adaptabilité
  • Faire preuve de rigueur, discrétion, dynamisme, débrouillardise et de proactivité
  • Démontrer un sens aigu du service à la clientèle et de courtoisie
  • Très bon français parlé et écrit
  • Connaissance de la langue anglaise, un atout
  • Permis de conduire, un atout
  • Disponibilité au besoin pour la livraison de dossiers et la participation à des événements en dehors des heures normales de travail

CONDITIONS DE TRAVAIL :

  • Poste permanent de 35 heures/semaine, du lundi au vendredi; il est possible que le 35 h de travail soient aménagées différemment pour certains événements spéciaux;
  • Salaire à discuter selon expérience;
  • Programmes d’assurance collective et de contribution au REER de l’employé.

 Les personnes intéressées sont priées de faire parvenir leur candidature par courriel à brigitte.lemieux.cnmtl@ssss.gouv.qc.ca avant le 28 février 2020.

Prendre note que seules les personnes dont les candidatures auront été retenues seront contactées.