Offres d'emploi

Poste contractuel à temps partiel :

Adjointe aux événements

La mission de la Fondation est de contribuer financièrement aux objectifs de l'Hôpital du Sacré-Cœur de Montréal par une présence soutenue auprès des leaders économiques et sociaux de la communauté.
La Fondation doit faire preuve de créativité et compter sur son plus grand atout, ses ressources humaines, pour renforcer ses assises et assurer la pérennité de son œuvre. Pour ce faire, il est important pour les membres de l’équipe, les administrateurs, les bénévoles et les partenaires de la Fondation de partager les mêmes valeurs et qualités humaines:

  • la compassion
  • la créativité
  • le partenariat
  • le respect
  • la rigueur
  • la sollicitude et la générosité
  • la transparence et l’intégrité

FONCTIONS

Relevant de la direction générale de la Fondation de l’Hôpital du Sacré-Cœur de Montréal (FHSCM), la personne titulaire de ce poste effectue diverses tâches générales de bureau pour épauler les conseillers aux événements, conformément aux méthodes établies. Elle travaille en étroite collaboration avec les ressources des secteurs des événements, de la publicité-promotion et du soutien administratif. Elle peut être amenée à fournir un soutien administratif à l’ensemble des membres de l’équipe de la Fondation.


TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

  • Effectue les suivis des paiements reliés aux événements-bénéfice : production des bons de commande internes, suivis des comptes payables (inscriptions, dons et commandites), etc.
  • Suivis auprès des bénévoles impliqués dans les événements (confirme leur présence, fournit les détails pertinents, effectue des relances, etc.)
  • Fait le suivi des inscriptions aux événements-bénéfice (complète les formulaires d’inscription et les remet au conseiller responsable de l’événement, effectue au besoin les relances pour obtenir les noms des invités, maintient à jour les fichiers d’inscriptions en collaboration avec le conseiller aux événements, produit des listes en fonction des besoins spécifiques)
  • Effectue des suivis de coordination auprès des Ambassadeurs de la loterie des employés (billets, formulaires, ventes, réunions)
  • Prend en charge les demandes à soumettre auprès de la RACJ (demande de permis de vente ou de réunion, demande de licence pour tirages, etc.)
  • Produit divers rapports en format Excel, selon les besoins ponctuels reliés aux événements-bénéfice (commandites, billets, statistiques, ventes, etc.)
  • Met en page et révise des documents
  • Exporte des rapports issus de la base de données ProDon en lien avec les événements
  • Collabore à la préparation du matériel avant les événements
  • Fournit un appui aux conseillers aux événements sur le terrain lors des événements, au besoin
  • En collaboration avec la conseillère en publicité et promotion, effectue des modifications mineures dans des documents de la suite Adobe
  • Effectue différents suivis auprès de fournisseurs externes (passe des commandes, fournit des instructions, etc.)
  • Effectue des suivis auprès des comités rattachés à chacun des événements (convocations pour les réunions, prépare les kits de documents à remettre, effectue des réservations, etc.)
  • Effectue des suivis reliés aux encans (relances téléphoniques/courriels, complète la documentation requise, compile les formulaires d’achat après l’événement, traite les paiements, produits les feuilles de mises et de descriptions des lots, etc.)
  • Collabore à l’envoi des lettres d’invitation, de remerciements et des reçus d’impôts.
  • Fait équipe avec les conseillers aux événements pour répondre aux questions et fournir un appui aux participants qui collectent des fonds (plateforme web, traitement des sommes amassées, etc.)
  • Tient à jour les inventaires du matériel rattaché aux événements

PROFIL ET COMPÉTENCES

  • Technique en bureautique, technique administrative ou équivalent
  • Suite Office : excellente maîtrise
  • Suite Adobe : connaissance de base
  • Connaissance de ProDon, un atout
  • Permis de conduire, un atout
  • Possède une grande polyvalence dans les tâches
  • Fait preuve de débrouillardise, autonomie, sens de l’initiative, rigueur et courtoisie
  • Démontre un sens aigu du service à la clientèle
  • Très bon français parlé et écrit


Les personnes intéressées sont priées de faire parvenir leur candidature par courriel à brigitte.lemieux.cnmtl@ssss.gouv.qc.ca avant le 7 juin 2017.