Offres d'emploi

La mission de la Fondation est de contribuer financièrement aux objectifs de l'Hôpital du Sacré-Coeur de Montréal par une présence soutenue auprès des leaders économiques et sociaux de la communauté.

Par ses activités auprès des membres des directions d’entreprises, des structures gouvernementales ainsi que de l’ensemble de la population résidant dans le bassin de desserte de l’Hôpital, la Fondation contribue au financement des projets stratégiques et de développement de l’Hôpital du Sacré-Cœur de Montréal. La Fondation fait en sorte également que l’Hôpital poursuive le développement des quatre axes d'excellence et deux secteurs de pointe suivants: traumatologie - Soins aigus et critiques, santé cardiovasculaire, santé respiratoire, santé mentale, orthopédie tertiaire et chirurgie bariatrique. 

OFFRE D’EMPLOI POUR LE POSTE D’ADJOINT (E) AUX ÉVÉNEMENTS

POSTE  À TEMPS PLEIN:

FONCTIONS

Relevant des conseillers aux événements de la Fondation, la personne titulaire de ce poste effectue un travail de soutien administratif et de service à la clientèle afin d’épauler l’équipe de projets, conformément aux méthodes établies. Elle travaille en étroite collaboration avec les ressources des secteurs des événements, de la publicité-promotion et du soutien administratif de la Fondation. Elle peut être amenée à fournir un appui à l’ensemble des membres de l’équipe de la Fondation en périodes de pointe.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

  • Procure un soutien administratif constant à l’équipe des événements.
  • Prépare diverses listes selon le besoin tout en y intégrant des outils facilitant le suivi, met en page et révise des documents. 

  • Effectue le suivi des comptes payables / recevables reliés aux événements.

  • Gère le suivi des inscriptions aux événements traitement des formulaires de réservation, relances pour obtenir les noms des invités, maintien à jour des fichiers d’inscriptions en collaboration avec les conseillers aux événements, produit et gère des listes en fonction des besoins spécifiques et des demandes d’analyse.

  • Suivis de coordination auprès des ambassadeurs des différentes loteries de la Fondation et traite les achats / envois de billets.

  • Prend en charge les demandes à soumettre auprès de la RACJ (permis de vente/réunion, licence pour tirages, etc.

  • Produit divers rapports, selon les besoins ponctuels reliés aux événements-bénéfice (commandites, billets, statistiques, ventes, etc.), notamment des rapports issus de la base de données ProDon.

  • Collabore à la préparation du matériel avant les événements.

  • Fournit un appui aux conseillers aux événements sur le terrain lors des événements, au besoin

  • Effectue différents suivis auprès de fournisseurs externes (commandes, expéditions de colis, réservations, etc.)

  • Réalise les suivis administratifs reliés aux encans  lors d’événements

  • Procède à l’envoi de lettres d’invitation, de remerciements et des reçus d’impôts. 

  • Fait équipe avec les conseillers aux événements pour répondre aux questions et fournir un appui aux participants qui collectent des fonds (plateforme web, traitement des dons, etc.)

  • Tient à jour les inventaires du matériel rattaché aux événements

  • Propose des façons d’améliorer l’efficience de son secteur du point de vue des procédures administratives et identifie des opportunités d’innovation, doit être en mesure d’effectuer ses tâches sous un minimum de supervision.

     

PROFIL ET COMPÉTENCES

Formation :

  • Formation collégiale ou technique en bureautique, technique administrative ou équivalent

  • 3 à 5 années d’expérience professionnelle pertinente

Formation technique :

  • Suite Office : excellente maîtrise

  • Connaissance de ProDon : un atout supplémentaire

Aptitudes  recherchées:

  • Posséder une grande polyvalence pour les tâches à exécuter

  • Un grand sens de l’organisation et gestion des priorités du travail sont essentiels pour réussir dans ce poste, de même que la flexibilité et l’adaptabilité

  • Faire preuve de rigueur, discrétion, dynamisme, débrouillardise et de proactivité

  • Démontrer un sens aigu du service à la clientèle et de courtoisie

  • Très bon français parlé et écrit

  • Permis de conduire, un atout

  • Disponible au besoin pour des activités en dehors des heures normales de travail

CONDITIONS DE TRAVAIL :

  • Poste permanent de 35 heures/semaine, du lundi au vendredi; il est possible que le 35h de travail soit organisé différemment pour certains événements spéciaux;

  • Salaire à discuter selon expérience

  • Programmes d’assurance collective et de contribution au REER de l’employé

Les personnes intéressées sont priées de faire parvenir leur candidature par courriel à brigitte.lemieux.cnmtl@ssss.gouv.qc.ca avant le 26 février 2018

 Seules les personnes dont les candidatures retenues seront contactées.